Shared Service Centrum: wat houdt het in en waarom werkt het wel of niet?

Steeds meer organisaties kiezen voor een Shared Service Centrum (SSC) om efficiënter te werken en kosten te besparen. Het idee klinkt aantrekkelijk: meerdere afdelingen of bedrijfsonderdelen delen ondersteunende diensten, zoals HR, ICT, administratie of facilitair beheer. Toch blijkt in de praktijk dat niet elk shared service concept even succesvol is. Waarom werkt het bij de ene organisatie uitstekend, terwijl het bij de andere juist stroef verloopt?

Specialisten zoals FMXXL zien dat de sleutel ligt in de manier waarop een shared service centrum wordt ingericht, beheerd en afgestemd op de interne klant.

Wat is een Shared Service Centrum?

Een Shared Service Centrum is een centrale organisatie-eenheid die ondersteunende diensten aanbiedt aan verschillende afdelingen binnen één organisatie – of zelfs aan meerdere bedrijven binnen een groep. Denk aan functies als:

• Financiële administratie
• Personeelszaken
• IT-ondersteuning
• Facilitair management
• Inkoop of logistiek

Het doel is om kennis, systemen en processen te bundelen, zodat deze efficiënter en consistenter worden uitgevoerd. In plaats van dat elke afdeling zijn eigen HR-medewerker of facilitair team heeft, worden de diensten centraal georganiseerd.

Waarom organisaties kiezen voor een Shared Service Centrum

De voornaamste redenen om een SSC op te zetten zijn:

• Kostenbesparing: door schaalvoordelen en gestroomlijnde processen.
• Efficiëntie: minder overlap en snellere uitvoering van standaardprocessen.
• Kwaliteitsverbetering: door specialisatie en uniforme werkwijzen.
• Transparantie: betere rapportage en controle over prestaties.

Wanneer een shared service centrum goed is ingericht, ontstaat er rust en structuur in de organisatie. Medewerkers weten waar ze terecht kunnen, processen lopen soepeler en de ondersteunende afdelingen werken samen vanuit één visie.

Wanneer werkt een Shared Service Centrum wél?

Succesvolle shared service organisaties hebben een aantal zaken gemeen:

1. Duidelijke governance: er is helder vastgelegd wie verantwoordelijk is voor welke processen, en hoe de samenwerking tussen het SSC en de interne klanten verloopt.
2. Klantgerichte cultuur: het shared service team ziet de interne afdelingen als klanten, niet als verplichtingen. Dat betekent luisteren, afstemmen en meebewegen.
3. Goede communicatie: verwachtingen worden vooraf afgestemd, prestaties worden gemonitord en verbeteringen worden continu besproken.
4. Digitale ondersteuning: moderne SSC’s maken gebruik van automatisering, data en selfserviceportalen om het werk sneller en foutloos te doen.

Een goed ingericht shared service centrum levert meerwaarde doordat het niet alleen uitvoert, maar ook adviseert. Het denkt mee over optimalisatie en draagt bij aan strategische beslissingen binnen de organisatie.

Waarom werkt een Shared Service Centrum soms niet?

Toch zijn er ook voorbeelden waarbij het shared service concept niet het gewenste resultaat oplevert. De oorzaken daarvan liggen vaak in de uitvoering.

Veelvoorkomende knelpunten zijn:

• Gebrek aan draagvlak: afdelingen voelen zich niet gehoord of verliezen autonomie.
• Te sterke focus op kosten: waardoor kwaliteit of service onder druk komt te staan.
• Onvoldoende standaardisatie: als elke afdeling andere wensen houdt, verdwijnen de schaalvoordelen.
• Verkeerde locatie of cultuurverschillen: bij internationale organisaties kan afstand tot gebruikers het contact bemoeilijken.

Een SSC vraagt om balans tussen efficiëntie en menselijkheid. Alleen dan blijft de organisatie als geheel tevreden over de samenwerking.

De rol van FMXXL

FMXXL ondersteunt organisaties bij het opzetten, optimaliseren en beheren van facilitaire shared service centra. Vanuit hun expertise in facilitaire dienstverlening begrijpen zij dat een SSC meer is dan een administratief model – het is een samenspel van mensen, processen en technologie.

Door te kijken naar structuur, communicatie en cultuur helpt FMXXL organisaties bij het creëren van shared services die daadwerkelijk werken. Niet door te centraliseren om het centraliseren, maar door diensten te organiseren rond de behoeften van de gebruiker.

Conclusie

Een Shared Service Centrum kan veel opleveren, maar succes is geen vanzelfsprekendheid. Het werkt alleen wanneer processen helder zijn, de medewerkers betrokken blijven en de klant centraal staat.

Met de juiste inrichting, begeleiding en visie – zoals die van FMXXL – kan een shared service model zorgen voor meer efficiëntie, lagere kosten en een hogere kwaliteit van dienstverlening. Uiteindelijk draait het niet alleen om centralisatie, maar om samenwerking: het delen van kennis, middelen en verantwoordelijkheid binnen één organisatie.